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Einstiegsworkshop zu Dokumenten-Management

 

Ziel des Einstiegsworkshop ist es, eine Entscheidungsgrundlage zu haben, ob ein DMS-Projekt sinnvoll ist, das Einsatzgebiet des geplanten Systems einzugrenzen und eine erste grobe Projektplanung zu erstellen.

 

Vorgespräche
Zur Klärung der Zielsetzung und der Rahmenbedingung des Workshops werden Gespräche mit Verantwortlichen und Schlüsselpersonen des Kunden geführt.
Unterlagenstudium
Bestehende Unterlagen, die für den Workshop relevant sind werden gesichtet. Dazu gehören Organisationsstrukturen, IT-Landschaft und ggf. vorhandene frühere Untersuchungen zu diesem Themenkomplex (z.B. Bestandsaufnahmen der Dokumente, Prozesse etc.)
Workshop definieren
Die Zielsetzung, Agenda und Teilnehmer des Workshops werden abgestimmt. Teilnehmen sollten die Leitung Organisation, Leitung IT und Führungskräfte der betroffenen Fachabteilung (i.d.R. ca. 5 Personen).
Workshop (1 Tag)
Im Workshop werden die Projektvoraussetzungen und –ziele geklärt, die möglichen Einsatzbereiche des DMS eingegrenzt, technische und organisatorische Restriktionen benannt, ein grober Projektplan erarbeitet, die zu erwarteten Kosten geschätzt und mögliche Nutzenpotentiale benannt.
Ergebnisdokumentation
Die Ergebnisse des Workshops werden dokumentiert und abgestimmt. Dazu gehört eine grobe Projektdefinition, -abgrenzung und –planung mit zu erwartenden Projektkosten und Investitionsvolumen.

 

Das Vorgehen kann im Detail an die Kundensituation angepasst werden.

 

Kosten 4800,-- €